Déménager une entreprise facilement en deux étapes.

Le déménagement des entreprises peut être motivé par maintes et diverses raisons, et on doit l’aborder au cas par cas. Mais la façon d’aborder et de gérer un tel évènement restera inchangée. Avec un cahier des charges et un responsable déménagement à l’appui, changer les locaux de votre firme n’a jamais été aussi approchable.
Un déménagement d’entreprise est souvent décidé par souci d’optimisation des locaux, de la localisation et/ou de l’accessibilité. Il peut aussi avoir lieu pour réduire les dépenses ou pour améliorer le fonctionnement des services en apportant une meilleure ergonomie et une synergie plus productive, mais aussi des conditions de travail plus adaptées.

Vous cherchez à muter dans un espace de travail plus grand, vous visez à réduire vos dépenses ou bien vous voulez emmener votre entreprise dans une zone géographique spécifique ?
Il vous faudra définir les buts et les objectifs précis de ce déménagement.
Ensuite, il faut établir un cahier des charges qui soit viable et approprié. Ce dernier va incarner l’agenda qui rythme votre transfert. Le tout se déroulera, sous la supervision d’un chef de projet que vous aller désigner.

Le déménagement demeure une mission dont le coût et la mise en œuvre ne sont pas à négliger. On arrive heureusement à trouver des centaines d’articles et une infinité de conseils sur comment procéder.
Mais nous avons choisi ici de s’attarder sur deux points qui nous semblent vraiment pertinents quant au déménagement d’une entreprise.

Le cahier des charges ou le planning détaillé des tâches.

Une fois le nouveau bail signé et les propriétaires des locaux actuels notifiés, il va falloir passer à la planification concrète du déménagement à la lumière d’une date fixe et précise.
Le mot d’ordre ici sera d’établir un cahier des charges pointilleux. Il stipulera méticuleusement la nature des tâches et quand les accomplir. Ceci est le moyen optimal qui vous permettra de maitriser au mieux le processus du déménagement. De la sorte, vous éviterez tout oubli ou incident qui viendrait perturber son cheminement.

Planifier vos tâches et organiser vos activités est en effet possible quand vous projeter de déménager grâce à ce fameux cahier des charges.
Ce calendrier des opérations peut se faire sous forme de rétro-planning. C’est-à-dire qu’il viendra fixer les dates où chaque tâche doit être réalisée. Aussi, ce type de gestionnaire sert à répartir et fixer les tâches de chaque groupe et chaque individu.
Ce n’est pas seulement un moyen pour établir une démarche de réalisation. C’est aussi, le tableau de bord qui permettra de visualiser en temps réel le déroulement de votre mission.

Sinon, vous avez aussi la possibilité d’opérer à un planning chronologique pour chaque groupe d’activités. Vous avez la totale liberté lors de la constitution de ces groupes. Mais à titre d’exemple, vous pouvez avoir une section pour l’administratif, pour la logistique, pour les ressources humaines etc.. Pour ensuite définir les missions et leurs échéances pour chacun de ces groupes d’activités.

Indépendamment de votre choix de procédé, le plus important demeure de bien définir son organisation et surtout de s’y tenir. Parallèlement, il faut  que votre cahier des charges ait un ordre chronologique logique, dans le sens où certaines tâches doivent impérativement précéder d’autres.

Un travail coordonné grâce au responsable déménagement

Une fois  vos tâches bien divisées, les délais fixés et le processus peut être lancé, c’est là qu’intervient votre nouvel allié : le chef de projet déménagement.

Il aura pour mission de veiller à la bonne coordination de toutes les opérations en relation avec le déménagement. Nous conseillons même de désigner un responsable pour chaque service ou équipe de votre entreprise. Ils pourront concerter et conjuguer entre eux d’une part, rapporter et coordonner avec le chef de projet déménagement d’autre part.
De la sorte, la coordination de l’ensemble des tâches se fera harmonieusement entre tous les services, et le déroulement des opérations se fera dans les délais établis par votre cahier des charges.
Mais si jamais vous avez des retards, la personne désignée en charge doit être capable de pallier aux manquements mais aussi de réajuster le calendrier pour pouvoir gérer les contretemps.

Tout en espérant que votre déménagement aille comme sur des roulettes, n’hésitez pas de former une cellule d’aide qui va se charger des dysfonctionnements qui peuvent se produire post-déménagement.
Devant ces enjeux, il reste possible d’avoir recours aux prestations de professionnels qui ont pour mission de prendre en charge le déménagement des entreprises.