Comment se préparer à un déménagement de bureau

Déménager un bureau entier comme un pro est possible, tout cela avec la bonne stratégie de planification, d’exécution et de célébration. Quelle que soit la taille de votre équipe ou de votre espace, un déménagement de bureau doit inclure ces sept éléments pour être réussi :

1. Équipe de travail

Un déménagement de bureaux comporte de nombreuses pièces mobiles (littéralement). La création d’un groupe de travail permet de gagner du temps, d’apporter de nouvelles idées et de diviser le projet en petits morceaux plus faciles à gérer.

Ce groupe de travail peut être une équipe interne ou inclure des partenaires externes tels que des agents immobiliers, des designers et des déménageurs. Dans tous les cas, vous aurez besoin d’une représentation (ou d’un retour d’information) de tous les services, d’une personne ayant une expérience du déménagement, d’une personne ayant l’œil pour le design et d’une personne pouvant aider à planifier la logistique du déménagement.

La création d’un groupe de travail est l’une des premières mesures à prendre lorsque vous savez qu’un déménagement est prévu.

2. Plan de communication

Un plan de communication réfléchi est essentiel pour tout changement majeur sur le lieu de travail. Un employé à temps plein passe en moyenne 2 040 heures par an à travailler, et un changement dans son environnement peut affecter considérablement ses performances.

Un plan de communication doit comporter les éléments suivants :

  • Intention – pourquoi déménagez-vous ?
  • Audience – qui essayez-vous d’atteindre et pourquoi ?
  • Objectifs – que voulez-vous accomplir ?
  • Logistique – quel est le calendrier, le plan du nouveau bureau, ce qui doit être fait, et par qui ?
  • Invitation à réagir – comment pouvons-nous améliorer ce plan ?
  • Célébration – une fois le déménagement terminé, comment allez-vous célébrer le travail accompli ?

Vous devrez réfléchir au support à utiliser pour communiquer le plan.  D’un courriel ou d’un autre moyen ? À quelle heure et quel jour l’annonce sera-t-elle faite ? Qui sera la personne à contacter en cas de questions ? Comment allez-vous le communiquer aux parties prenantes externes ?

La communication est essentielle pour l’adhésion de l’équipe. Une communication fréquente et ouverte permettra d’apaiser toute inquiétude liée au déménagement et de créer de meilleures opportunités de retour d’information.

3. Analyse de l’équipe

Une analyse de l’équipe sera différente selon la taille de l’équipe, l’espace, s’il s’agit d’un bureau satellite ou du siège, et le nombre de départements.

Un membre du groupe de travail et/ou les chefs de service devraient discuter avec leurs équipes de leurs souhaits et besoins en matière d’espace de travail, ainsi que de tout autre facteur susceptible d’affecter leur travail. Cela peut se faire par le biais d’une enquête, d’une conversation en face à face, d’une conversation de groupe ou de toute autre méthode qui convient le mieux à votre équipe.

La transparence et le retour d’information au sein de l’équipe permettront aux membres de l’équipe de se sentir écoutés et à l’aise avec le résultat du déménagement.

4. Budget

Les coûts d’un déménagement peuvent s’accumuler rapidement si vous n’établissez pas un budget à l’avance. Envisagez de créer un budget pour inclure les éléments suivants :

Une aide extérieure comme des déménageurs, des nettoyeurs, des décorateurs d’intérieur (ou faites appel à des volontaires de l’équipe).

Fournitures (ruban adhésif, cartons, chariot, chariots à roulettes, papier bulle, nettoyage, etc.)

Meubles/équipements (canapés, bureaux, tapis, décoration, étagères, rideaux, etc.)

Nourriture (collations si vous faites appel à des bénévoles, repas de fête, boissons, etc.)

Pour vous aider à démarrer, voici notre propre modèle de budget de déménagement de bureau !

5. Plan logistique

La création d’un calendrier avec la logistique de chaque étape facilitera le processus de déménagement, aidera l’équipe à respecter le budget et donnera une idée réaliste de ce à quoi il faut s’attendre. Les facteurs suivants doivent être inclus :

  • Calendrier
  • Espace
  • Conception
  • Sécurité
  • Emballage
  • Main d’œuvre
  • Planification le jour même

6. Célébration

Une fois que tout est dit et fait, il est temps de célébrer l’excellent travail qui a été accompli dans un processus aussi important. Envisagez l’envoi d’une prime à chaque membre de l’équipe impliqué. Il peut s’agir d’un repas d’équipe, d’une journée de jeu, d’une lettre de remerciement du PDG ou d’une autre récompense.

La reconnaissance des employés est une partie cruciale de la culture organisationnelle – et un déménagement de bureau appelle très certainement une célébration de chaque membre de l’équipe.

7. Stratégie de feedback

Enfin, la mise en place d’une plate-forme pour le retour d’information des employés est essentielle pour créer l’espace de travail le plus efficace possible pour votre équipe. Après l’emménagement, il peut y avoir des changements qui n’étaient pas évidents au départ pour améliorer la collaboration, la conception ou le niveau de confort des employés, et le fait d’inviter des commentaires aidera à donner vie à ces solutions.

Dernières réflexions

Le déménagement d’un bureau est une étape importante pour votre entreprise. Avec une bonne planification, une communication ouverte et une attitude positive, vous contribuerez à la réussite de votre équipe tout au long du processus.

N’oubliez pas de féliciter les membres de l’équipe pendant toutes les étapes. Ces petites victoires contribueront à renforcer l’enthousiasme et la motivation pour le projet.

N’hésitez pas à modifier l’une ou l’autre des étapes pour qu’elle corresponde mieux aux besoins et aux souhaits de votre organisation. Bonne chance pour votre déménagement d’entreprise !

 

 

 

 

 

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