Comment fonctionne un outil de planning ?

Vous avez certainement déjà entendu parler de logiciel de planning ou d’outil de planning, mais vous ne savez pas encore de quoi il s’agit ou comment il fonctionne ? Pour faire court, il s’agit d’une solution en ligne permettant d’optimiser la planification des horaires de travail des salariés d’une entreprise ou d’un établissement quelconque. Outre la gestion des ressources humaines et matérielles, cet outil innovant peut également être utilisé dans le cadre d’une stratégie de fidélisation client par exemple. Voici les éléments essentiels que vous devez retenir avant de recourir à ce type de service.

À qui se destine un outil de planning ?

Conçu pour faciliter le quotidien des professionnels, l’outil de planning s’adresse à tous les corps de métier : prestataires de services, artisans, commerçants, professionnels de la santé, administrations… Généralement, ce sont les professionnels libéraux qui ont recours à ce type de solution en ligne, car elle permet par exemple de faciliter la prise de rendez-vous par Internet. De plus, elle intègre un module de rappel des rendez-vous par SMS pour réduire le nombre de rendez-vous non honorés.

Fonctionnement d’un outil planning

Contrairement à un tableur Excel, l’outil planning ne nécessite aucune connaissance particulière en informatique. Il peut être utilisé aussi bien par les néophytes que les habitués de nouvelles technologies.

Aucune installation

Avant toute chose, autant préciser que le logiciel d’agenda professionnel, autre nom de l’outil de planning, ne fonctionne pas comme les autres logiciels informatiques disponibles sur Internet. Autrement dit, il ne demande pas d’installation, ni maintenance ou encore moins une mise à niveau. Vous devez par contre disposer d’un site web pour pouvoir l’utiliser. Une fois intégré sur ce dernier, vous pouvez commencer la configuration des différents modules proposés en quelques clics.

Un outil multi-utilisateur

un outil planning vous permet de créer en toute simplicité l’emploi du temps de chacun de vos collaborateurs depuis n’importe quel support numérique connecté Internet. Grâce à l’option de gestion planning en ligne, vous pouvez ajouter ou supprimer les congés, les absences ou les retards de vos salariés. À chaque modification de l’agenda partagé, ces derniers recevront en temps réel une notification depuis leur téléphone ou boîte mail selon la configuration que vous avez choisie.

Un planning collaboratif

La transparence des informations est l’une des particularités d’un planning logiciel professionnel. In fine, il s’agit d’un outil collaboratif permettant d’optimiser la gestion du temps des membres d’une équipe. Grâce aux notifications, ces derniers sont toujours tenus informés des prochains évènements et peuvent soumettre une suggestion ou une remarque concernant le projet en cours. Chacun pourra ainsi consulter les tâches qui lui sont assignées à tout moment et n’importe où.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion planning ?

L’utilisation d’un logiciel d’agenda offre de nombreux avantages non considérables, que ce soit au niveau de la gestion du planning des employés et des matériels qu’en matière de fidélisation client. Cet outil intuitif propose en effet différentes fonctionnalités qui répondent aux besoins de tous les professionnels et entreprises. Voici quelques bonnes raisons, qui ne sont pas les moindres, d’opter pour une telle solution de planification par rapport à un tableur Excel ou un agenda papier.

Optimisez votre planning professionnel

Comme son nom le précise, le logiciel planning permet de créer facilement l’emploi du temps de l’ensemble de vos collaborateurs. Vous pouvez ainsi noter ou supprimer les horaires de travail de chacun, les congés, les absences, les retards ou encore les déplacements imprévus. Toutes les modifications peuvent être effectuées depuis n’importe quel terminal connecté à Internet : PC, Mac, Smartphone et tablette entre autres. À chaque mise à jour, tout le monde est informé via une notification par SMS ou par mail. Il faut noter que les plannings de votre équipe sont synchronisés sur un seul serveur et peuvent être consultés sur un seul écran 24 h/24 et 7j/7.

Gérez vos rendez-vous directement sur Internet

L’un des atouts majeurs d’un logiciel de gestion planning professionnel est la possibilité de prendre rendez-vous directement sur Internet. Dorénavant, vos clients/patients n’auront plus besoin de passer par votre standard téléphonique pour fixer un simple rendez-vous ou une réservation. Il leur suffit de se connecter sur votre site web pour choisir la date et l’heure qui leur conviennent depuis votre agenda en ligne partagé. Cette fonctionnalité est indispensable pour les prestataires de services, les artisans et les professionnels libéraux qui travaillent aux honoraires. Un module de gestion vous est proposé pour accepter, annuler ou reporter un rendez-vous selon vos disponibilités.

Dites adieu aux rendez-vous non honorés

Si l’erreur est humaine, l’oubli l’est encore plus. Avec le train-train quotidien et les différentes préoccupations de chacun, il n’est pas étonnant que certaines personnes oublient leur rendez-vous chez le médecin ou autre. Pour les professionnels, cela représente un manque à gagner considérable et impacte grandement leur chiffre d’affaires.

Grâce à l’utilisation d’un logiciel gestion de planning, vous pourrez réduire par cinq le nombre de rendez-vous non honorés par vos clients/patients. L’outil intègre en effet une option de rappel de rendez-vous par SMS qui s’active automatiquement la veille ou quelques heures avant la rencontre. Vos clients/patients recevront ainsi une notification pour leur en informer à l’avance. De plus, vous pouvez personnaliser les messages selon vos besoins.

Fidélisez vos clients via une campagne SMS

Outre ces différentes fonctionnalités comme la gestion du planning de votre équipe, le logiciel agenda partagé permet d’optimiser votre stratégie marketing et de communication. Vous pouvez mener une campagne SMS pour promouvoir votre activité auprès de vos clients actuels en leur proposant de nouvelles offres promotionnelles par exemple. Certains éditeurs comme mesRDVpro ou sont concurrent clicrdv mettent en effet à votre disposition un module de gestion de base de données clients.

Comment est-ce possible ? Tout simplement parce que vos clients/patients ont déjà renseigné leurs informations personnelles lors de la réservation en ligne, notamment une adresse e-mail et un numéro de téléphone. Ces données sont stockées et sauvegardées dans le serveur de votre hébergeur et ne vous seront communiquées que lorsque vous le souhaitez. Ce service constitue ainsi un levier de fidélisation client incontournable et permet d’élargir votre clientèle grâce au bouche-à-oreille.

Si vous souhaitez intégrer cet outil dans votre entreprise, sachez qu’un abonnement mensuel de quelques euros vous sera demandé pour profiter de toutes les fonctionnalités citées précédemment, et cela, aussi longtemps que vous le voulez.