Comment archiver les factures d’une entreprise en Belgique

Selon certaines modalités, toutes les factures reçues ou émises par une société dans la ville d’Ixelles doivent être archivées. En la matière, il existe un certain nombre de règles qu’il faut absolument respecter. Ces conditions (support, lieu et durée de conservation) vont surtout découler de la stratégie mise en œuvre par la structure. Cet article vous fera un point sur l’établissement des factures à Ixelles qu’il s’agisse de l’édition en format papier ou d’organisation zéro papier marquée par l’utilisation de la facture électronique.

Support afin de stocker les factures

En général, le support d’archivage d’une facture d’une société à Ixelles dépend du format original du dossier. Il peut s’agir en effet d’une facture électronique ou d’une facture en papier. À ce titre, la comptabilité a défini quelques éléments à prendre en compte avant la présentation des supports de conservation.

Une facture papier désigne une facture recueillie ou émise sur un support papier et transmise par voie postale ou parfois livrée en main propre à son destinataire. Quant à la facture électronique, elle indique un dossier produit, émis ou réuni sous format dématérialisé. Cette dématérialisation peut se produire sous forme de mail dans un format donné, au moyen d’un échange d’informations de façon informatisée ou encore à l’aide d’une signature électronique.

Une sorte de disposition de tolérance fiscale provisoire accepte l’utilisation d’une facture numérisée (version papier) à une facture électronique. Cependant, cette mesure recommande de reproduire le dossier à l’identique et surtout en couleur.

Conservation des factures électroniques

De nombreux choix s’offrent aux entreprises à Ixelles leur permettant de conserver leurs factures. En la matière, les factures électroniques peuvent se conserver sur un support informatique sans imposer à la société aucune condition restrictive.

Les sociétés peuvent en effet archiver les factures électroniques en Belgique ou dans un pays tiers dans l’Union européenne si celui-ci procure les mêmes garanties surtout concernant le droit d’accès aux informations. À ce sens, la comptabilité à Ixelles sert de moyen pour l’entreprise afin de réaliser une déclaration au service des impôts associés aux entreprises. Ce document rappelle toutes les données nécessaires pour rendre l’accès à la facture très aisée.

Stockage des factures papier

Toutes les factures, surtout celles qui ne font pas l’objet d’un envoi électronique et qui ne suivent pas une procédure de dématérialisation, sont archivées obligatoirement en format papier. La conservation de ces documents doit s’effectuer en Belgique et doit être facilement accessible à l’administration fiscale.

Cependant, l’entreprise à Ixelles peut numériser leurs factures client ou fournisseur reçues ou émises en format papier pour faciliter leur stockage en version électronique. Dans ce cas, l’administration fiscale dans le lieu peut intervenir et impose le respect de quelques conditions.

Afin de mieux reconnaitre tous les composants des factures, l’entreprise peut recourir à l’utilisation d’un procédé de numérisation. Ce dispositif lui permet également de faciliter l’enregistrement comptable des données ainsi que son archivage sous format électronique. Pourtant, des conditions particulières s’imposent au titre de la préservation des factures spécialement conçues avec l’outil informatique puis envoyées en version papier.

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